Aangifte van een evenement

Voorwaarden

Iedere melding moet minstens twee maanden op voorhand bezorgd worden aan de dienst evenementen. Voor wielerwedstrijden is dit minimum 14 weken op voorhand volgens het wielerdecreet van 28 juni 2019. Meer info over wielerwedstrijden kan je hier vinden.

Evenementen in augustus, september of oktober worden best drie maanden op voorhand ingediend, omwille van verlofperiodes van de administratieve diensten (adviserende organen) enerzijds en omwille van de verlofregeling van het college van burgermeester en schepenen.

De digitale aanvraag dien je in van zodra alle essentiële gegevens gekend zijn. Informatie rond bijvoorbeeld verzekeringen kunnen achteraf meegedeeld worden. Via het digitaal platform EagleBe kan je je evenement aangeven en zo automatisch diverse toelatingen en vergunningen krijgen die voor je evenement van toepassing zijn. Je hoeft geen verschillende aanvragen in te dienen bij verschillende diensten (politie, veiligheidsdiensten, brandweer, inname openbaar domein, milieu) want het digitale meldingsplatform bundelt al jeaanvragen.

Hoe werkt EagleBe?

Pas op: gegevens van security/stewards zijn essentieel en moeten tijdig overgemaakt worden. Het dossier wordt niet opgestart indien deze gegevens niet zijn toegevoegd aan de melding.

Wat is nu juist een risicovol evenement? Welke activiteiten moet ik melden?

Activiteiten/evenementen - categorie I

Dit zijn activiteiten en/of evenementen die publiek toegankelijk zijn (niet enkel voor leden) en

  • minder dan 100 aanwezigen verwachten (toeschouwers én deelnemers)
  • geen inname openbaar domein vereist 
  • niet afwijken van de zonale politieverordening Arro Ieper
  • die geen impact hebben op de openbare rust en veiligheid

Wanneer deze activiteiten plaatsvinden in een gemeentelijke zaal, heb je een goedgekeurd draaiboek nodig.

Deze goedkeuring krijg je door een draaiboek tijdig (minimum 1 week voor de start van de activiteit) te bezorgen via evenementen@zonnebeke.be. Een draaiboek opmaken is je onbekend? Je kan hier een sjabloon downloaden.

Activiteiten/evenementen - categorie II

Dit zijn activiteiten en/of evenementen die publiek toegankelijk zijn en

  • meer dan 100 aanwezigen verwachten (toeschouwers én deelnemers) en/of
  • inname openbaar domein vereist is (bv. optocht, rommelmarkt, verkeersvrij maken van straten...) en/of
  • afwijken van de zonale politieverordening Arro Ieper en/of
  • impact hebben op de openbare rust en veiligheid en/of
  • waar de geluidsnorm wordt overschreden

Ongeacht waar de activiteit doorgaat (privédomein / openbaar domein / gemeentelijke zaal) heb je een toelating nodig in de vorm van een burgemeestersbesluit.
Mogelijks heb je ook bijkomende vergunningen nodig (bijvoorbeeld vergunning schenken sterke drank, afwijking geluidsnormen).

Bijzonderheden

Met welke regelgeving moet ik rekening houden als ik een evenement organiseer ?

In het zonale politiereglement staan heel wat zaken die specifiek van toepassing zijn voor het organiseren van evenementen. Hieronder zetten we de belangrijkste op een rijtje:

  1. Je kan het openbaar domein reserveren voor je activiteit of manifestatie. Je krijgt hiervoor een vergunning. Weet dat je dan verantwoordelijk bent op het gereserveerde stuk openbaar domein, ook voor eventuele standhouders.
  2. Je kan geen borden plaatsen met publiciteit langs de openbare weg. Dit is namelijk verboden:
    • ​Langs gemeentewegen voorziet de gemeente wel acht aankondigingsborden. Erkende verenigingen kunnen hiervan gebruiken maken.
    • Voor borden langs de gewestwegen moet je daarenboven een aanvraag indienen bij het Agentschap Wegen en Verkeer (Omloopstraat 1, Ieper). De gemeente verleent de vergunning zowel voor de gemeentewegen als voor de gewestwegen.
    • De gewestwegenMenenstraat, Briekestraat, Westrozebekestraat, Molenstraat, Passendalestraat, Beselarestraat, Wervikstraat, Roeselarestraat, Ieperstraat.
  3. Wil je sterke dranken verkopen, hou er dan rekening mee dat er aan jongeren onder de 18 jaar geen sterke dranken mogen geserveerd worden en dat je locatie dan niet toegankelijk is voor jongeren onder de 16 jaar. Als organisator ben jij hiervoor verantwoordelijk.
  4. Security: vanaf 250 aanwezigen moeten er minstens 2 stewards aangeduid worden. Per volgende 250 aanwezigen, moet er 1 extra steward aangesteld worden. Deze stewards moeten ouder zijn dan 18 jaar en één 'postchef ' of verantwoordelijke moet minstens 21 jaar oud zijn. De gegevens worden meegedeeld via het meldingsformulier.
  5. Bij het organiseren van fuiven, feesten en grote evenementen, moet je er als organisator over waken dat de buurt geen hinder heeft van geluidsoverlast.
  6. Alle activiteiten die plaatsvinden in de gebouwen die eigendom zijn van de gemeente mogen de geluidsnorm van 85 DBA niet overschrijden. Afwijkingen tot 95 DBA kunnen worden toegestaan, indien er op voorhand een aanvraag werd gedaan. Afwijkingen tot 100 DBA kunnen worden toegestaan bij evenementen in een tent of in openlucht, eveneens na voorafgaandelijke aanvraag.

      De aanvragen tot afwijking van de geluidsnorm worden gedaan via EagleBe.

  1. Einde van je evenement
    Muziek dient in een gebouw vanaf 3 uur afgebouwd te worden en om 4 uur definitief stopgezet te worden. In een tent geldt het volgende: vanaf 2 uur afbouwen en stopzetten vanaf 3 uur. In openlucht moet er vanaf 1 uur afgebouwd worden en definitief stopgezet om 2 uur. Onder afbouwen wordt verstaan: het door uitwendige tekenen aanduiden dat het evenement geleidelijk aan op zijn einde loopt.

Meer info over het zonale politiereglement download je hier

Aanvraag

Een aangifte dient te gebeuren bij de dienst evenementen.

Hoe moet ik mijn evenement melden? 

Ga naar EagleBe.

Kies de juiste categorie die hoort bij je evenementenaanvraag en doorloop het volledige formulier en vul zo gedetailleerd mogelijk in. Voeg vooral de noodzakelijke bijlagen toe ter verduidelijking.

Dit kan zijn:

  • Grondplan, inplantingsplan
  • Nadere uitleg, aanvraag tijdelijke verkeersreglement, aanvraag plaatsing aankondigingsborden
  • Aanvraag bewegwijzering / doortocht
  • Andere

Let op: je melding indienen wil niet automatisch zeggen dat je activiteit werd goedgekeurd door het gemeentebestuur. Na het indienen moet je aanvraag nog de correcte procedure doorlopen. Pas na goedkeuring krijg je de nodige vergunningen / toelatingen toegestuurd.

Tips

  • De tijdelijke verkeersreglementen met betrekking tot de evenementen worden in de dienst evenementen opgemaakt en niet langer door de politie. Vergeet dus niet om alle vereiste documenten aan te leveren tezamen met de aangifte van je evenement.
  • Het indienen van de evenementenbundel staat volledig los van de reservering van de nodige infrastructuur en materialen. Dit behoort tot het domein van de uitleendienst.
  • De vergunningen voor vuurwerk en het plaatsen van publiciteitsborden worden eveneens via het meldinsformulier aangevraagd.