Aanvraag materiaal

Voorwaarden

  • Je kan je aanvraag persoonlijk, schriftelijk, telefonisch of per e-mail doen. Je krijgt van de uitleendienst telkens een antwoord en/of bevestiging.
  • Gebruik steeds het aanvraagformulier materiaal.
  • Vraag zowel de zaal als het materiaal tijdig aan – minstens 14 dagen op voorhand. Hou er rekening mee dat alles ook nog praktisch moet geregeld kunnen worden. 
  • Aanvragen minder dan 14 dagen op voorhand, worden automatisch geweigerd.
  • Ga er nooit van uit dat jouw vereniging  “ verworven rechten “  heeft op een bepaalde datum.
  • Van elke aanvraag krijg je een bevestiging. Respecteer het reglement en de afspraken. Alleen als iedereen zich aan de afspraken houdt, kunnen wij een vlotte service garanderen.

Bijzonderheden

Vervoer:

  • Het materiaal wordt ter plaatse gebracht en terug opgehaald door de technische dienst van de gemeente.
  • Spreek duidelijk af waar en wanneer het materiaal gebracht en opgehaald moet worden.
  • Hou je aan de afspraken.
  • De technische dienst staat enkel in voor het vervoer van het materiaal.
  • Bij het terug ophalen, zorg je ervoor dat het materiaal netjes en terug opgestapeld op de afgesproken plaats staat.
  • Tel het materiaal na, zodat er niets ontbreekt.
  • Eventuele beschadiging meld je zo snel mogelijk aan de uitleendienst.
  • Wie te laat reserveert (binnen de 14 dagen) kan geen beroep meer doen op het materiaal.

Top

Algemene richtlijnen bij gebruik:

  • Controleer het materiaal bij aanvang.
  • Eventuele problemen of defecten meld je onmiddellijk aan de zaalverantwoordelijke / uitleendienst.
  • Gebruik het materiaal waarvoor het bestemd is en respecteer de gebruiksaanwijzing.
  • Controleer na gebruik of je alle stukken hebt en breng die in propere en ordelijke toestand terug.
  • Tafels, stoelen, podiumelementen en dergelijke reinig je indien nodig. Eventuele stickers aangebracht op de tafels en stoelen verwijder je.

Algemene richtlijnen bij gebruik materiaal aanwezig in elk OC

  • Bij het verlaten van de zaal zet je alle gebruikte materiaal terug op zijn oorsprongkelijke plaats.
  • Heb respect voor het aanwezige materiaal.
  • Stel je vast dat materiaal beschadigd is, gelieve dit te melden aan de uitleendienst.

Aanvraag

  • Materiaal aanvragen gebeurt bij voorkeur door een vaste aanvrager binnen de vereniging.
  • Aanvragen materiaal gebeuren enkel via het aanvraagformulier.