Melden van activiteiten en/of evenementen

Volg steeds de actuele richtlijnen uit het ministerieel besluit en de sectorprotocollen.

 

1. Algemene richtlijnen

Je moet steeds met deze richtlijnen rekening houden bij alle activiteiten en/of evenementen die je organiseert.

  • Algemene basisregels (afstand, mondmaskers, hygiënische voorschriften...)
  • Horecaprotocol 
  • Sectorprotocollen

Voor heel wat activiteiten en/of evenementen heb je een voorafgaande toelating nodig. Vaak verloopt er wat tijd tussen de aanvraag, de toelating en de effectieve aanvang van de activiteit. Op dit moment kunnen we niet voorspellen hoe het coronavirus en de bijhorende maatregelen zullen evolueren. Daarom moet je als organisator steeds rekening houden met de recentste wijzigingen op basis van het ministerieel besluit en eventueel verplicht je activiteit annuleren.
Het is goed mogelijk dat je als organisator gevraagd wordt om ons recente (aangepaste) documenten te bezorgen. bv. een recente versie van het draaiboek, een nieuw CERM-document.

2. Niet-publiek toegankelijke activiteiten/evenementen

Dit zijn onder andere private feesten, vergaderingen en andere activiteiten in club-/verenigingsverband. Wanneer deze activiteiten plaatsvinden in een gemeentelijke zaal, heb je een goedgekeurd draaiboek nodig.

Deze goedkeuring krijg je door een draaiboek te bezorgen via evenementen@zonnebeke.be. Een draaiboek opmaken is je onbekend? Je kan een sjabloon downloaden onderaan deze pagina.

3. Publiek toegankelijke activiteiten

3.1 Activiteiten/evenementen - categorie I

Dit zijn activiteiten en/of evenementen die publiek toegankelijk zijn (niet enkel voor leden) en

  • minder dan 100 aanwezigen verwachten (toeschouwers én deelnemers)
  • geen inname openbaar domein vereist 
  • niet afwijken van de zonale politieverordening Arro Ieper
  • die geen impact hebben op de openbare rust en veiligheid

Wanneer deze activiteiten plaatsvinden in een gemeentelijke zaal, heb je een goedgekeurd draaiboek nodig.

Deze goedkeuring krijgje door een draaiboek te bezorgen via evenementen@zonnebeke.be. Een draaiboek opmaken is je onbekend? Je kan een sjabloon downloaden onderaan deze pagina.

3.1 Activiteiten/evenementen - categorie II

Dit zijn activiteiten en/of evenementen die publiek toegankelijk zijn en

  • meer dan 100 aanwezigen verwachten (toeschouwers én deelnemers) en/of
  • inname openbaar domein vereist is (bv. optocht, rommelmarkt, verkeersvrij maken van straten...) en/of
  • afwijken van de zonale politieverordening Arro Ieper en/of
  • impact hebben op de openbare rust en veiligheid en/of
  • waar de geluidsnorm wordt overschreden

Ongeacht waar de activiteit doorgaat (privédomein / openbaar domein / gemeentelijke zaal) heb je een toelating nodig in de vorm van een burgemeestersbesluit.
Mogelijks heb je ook bijkomende vergunningen nodig (bv. vergunning schenken sterke drank, afwijking geluidsnormen...).

Deze activiteiten en/of evenementen worden verplicht gemeld via EagleBe:

  • CERM-document: via covideventriskmodel.be kan je inloggen en de risicomatrix doorlopen. Op het einde van de tool krijg je een “GO” of een “NO GO” en kan je een 'aanvraagdocument' downloaden. Dit document hebben we als lokaal bestuur nodig voor de goedkeuring van je evenement. Stop dit als bijlage bij je aanvraag via EagleBe.
  • Draaiboek: verwerk de richtlijnen die je aangaf te volgen in het CERM-document zo concreet mogelijk in de vorm van een draaiboek. Geraak je moeilijk op weg voor de opmaak van een draaiboek? Je kan een sjabloon downloaden onderaan deze pagina. Stop het draaiboek als bijlage bij je aanvraag via EagleBe.

(Hoe werkt EagleBe?)

4. Binnenactiviteiten in gemeentelijke gebouwen

Binnenactiviteiten kunnen opnieuw doorgaan onder bepaalde voorwaarden. De gemeente deed het nodige om al de gemeentelijke gebouwen in orde te brengen volgens de bepalingen van de overheid.

  • Voor elk gebouw werd een CIRM–formulier ingevuld.
  • In elk gemeentelijk gebouw is een CO–meter aanwezig. Tijdens jullie activiteit dienen jullie om het uur de metingen te noteren via dit formulier.
  • Er werden in elk gemeentelijk gebouw looplijnen aangebracht en ontsmettingszuilen voorzien.

Samengevat komen we tot deze covid-veilige capaciteiten:

De meeste activiteiten gaan pas eind juni begin juli door in onze OC’s. Gelieve te melden of jullie activiteit al dan niet kan doorgaan. Bezorg ons ook op tijd de gevraagde documenten (minimum 1 week voor de activiteit).

5. Sjabloon van een draaiboek

Geraak je moeilijk op weg voor de opmaak van een draaiboek? Je kan hier een sjabloon downloaden.

10 tips voor een veilige zomer