Zonnebeke als klant

Klant worden

Wil je Zonnebeke graag als klant? Registreer je dan op www.goedaanbesteed.be. Gemeente Zonnebeke zoekt via dit platform naar mogelijke leveranciers voor verschillende opdrachten.

Factureren

Volwaardige e-facturatie

De gemeente Zonnebeke, OCMW Zonnebeke en het AGB Passchendaele Museum kiezen resoluut voor een vlugge, vergaande en volwaardige e-facturatie.
In deze afsprakennota lees je hoe je moet factureren.

Wat is een E-factuur?

Een e-factuur wordt elektronisch gemaakt met gestructureerde data (XML UBL 2.1) en verzonden (papierloos) via het PEPPOL-netwerk. PEPPOL is de internationale standaard voor veilig, snel, betrouwbaar en eenvoudig uitwisselen van elektronische berichten zoals facturen.
Een PDF-factuur per email is geen e-factuur.

Verplichting en deadlines

De invoering van het Koninklijk besluit “E-invoicing” van 9 maart 2022 verplicht leveranciers om e-facturen te versturen aan de overheid (Europese, federale, Vlaamse en lokale besturen). Gemeente Zonnebeke neemt een voortrekkersrol op vlak van digitalisering en automatisering waarbij de verplichting gefaseerd in werking zal treden binnen Zonnebeke.

  • Eerste fase: vanaf 1 november 2022 verplicht voor alle opdrachten boven de drempel van Europese bekendmaking
  • Tweede fase: vanaf 1 mei 2023 verplicht voor alle facturen die de drempel van 30.000 euro (btw excl.) overschrijden
  • Derde fase: vanaf 1 maart 2024 verplicht voor alle facturen ongeacht de waarde van de opdracht

Opgelet: na deze deadlines worden facturen op papier of PDF geweigerd!

Voordelen E-facturatie

Elektronisch factureren biedt voordelen: snellere en automatische verwerking van facturen, geen risico op verlies van facturen, snellere betaling van jouw factuur, afschaffing van papier-, port- en enveloppenkost en een forse daling van arbeidstijd en -kost om facturen te maken en te verzenden.

Hoe factureren?

E-facturatie via PEPPOL/Mercurius

Stuur jouw facturen elektronisch naar ons via het Mercurius/Magda platform van de Federale en Vlaamse Overheid. Deze e-facturen zijn elektronische factuurberichten in gestandaardiseerd formaat (XML UBL2.1 formaat “PEPPOL”).

Afsprakennota voor e-facturatie

Om ervoor te zorgen dat jouw e-factuur zonder fouten of terugkerende problemen wordt aangeleverd en efficiënt kan worden verwerkt in ons ERP-systeem, lijsten we in onze afsprakennota de belangrijkste aspecten op over de inhoud van de velden in de e-factuur.

Hoe start ik met E-facturatie?

Wat heb je nodig?

Indien je werkt met een facturatie of boekhoudpakket, een ERP-systeem of je maakt nog facturen op in Word, Excel of pdf dan zijn er tal van opties op de markt beschikbaar om jou op weg te zetten. Vind hier meer informatie op de website van de Vlaamse Overheid.

Kan mijn boekhoudpakket e-facturen versturen?

Is jouw boekhoud- of facturatiepakket opgenomen in deze lijst, dan wil dit zeggen dat je succesvol e-facturen via PEPPOL kunt versturen

Ik verstuur heel weinig facturen. Zijn er alternatieven?

In de brochure van de Vlaamse Overheid vind je welke (gratis) toepassingen er op de markt beschikbaar zijn voor bedrijven met relatief kleine factuurvolumes.

Vormvereisten factuur

Btw-plichtige leverancier

Heb je een btw-nummer, dan ben je verplicht de vormvereisten volgens de btw-wetgeving te gebruiken.

  • Vermeld steeds het juiste btw-percentage (bv. medecontractant, kleine onderneming, vrijstelling o.b.v. art.44)
  • BTW nummer van de verkoper
  • BTW of KBO nummer van één van onze entiteiten
  • IBAN nummer van de verkoper
  • Vermeld steeds het bestelbonnummer via het veld “orderreference”.
  • Omschrijving en datum van dienst/levering
  • Stuur per bestelbon een afzonderlijke factuur

Zorg ervoor dat het XML-bestand alle gegevens bevat. We raden jou aan om de originele PDF mee te sturen bij de e-factuur. Verstuur je factuur slechts éénmaal via e-facturatie. Facturen of duplicaten op papier en via e-mail worden niet behandeld.

Alternatief tot 29 februari 2024: PDF per mail

Nog niet in staat om e-facturen te versturen? Stuur je PDF-factuur naar het specifieke mailadres van één van de drie entiteiten.

Opgelet: vanaf 1 januari 2024 worden facturen via deze weg geweigerd!

Om je factuur succesvol te versturen, volg je onderstaande eenvoudige stappen:

  • Verstuur je factuur als PDF-bijlage aan een mail
  • De mail bevat één PDF-bijlage
  • De PDF-bijlage bevat één factuur
  • Andere bijlagen kunnen worden toegevoegd indien deze geen PDF-bestanden zijn
  • Maak voor meerdere facturen aparte mails en PDF-bestanden aan
  • Verstuur je email naar het correcte mailadres
  • Verstuur de digitale factuur NIET nogmaals per post of via een ander kanaal!
  • Respecteer de vormvereisten
  • Stuur een aparte factuur per bestelbon, groepeer ze niet!

Enkel PDF-facturen die voldoen aan bovenstaande normen worden aanvaard. Indien jouw email niet voldoet aan deze vereisten wordt ze automatisch geweigerd. In dat geval krijg je een automatisch antwoord met de reden waarom jouw email niet werd aanvaard.

Bedrijfsnaam Mailadres pdf-facturen
Gemeente Zonnebeke financien@zonnebeke.be
OCMW Zonnebeke financien.ocmw@zonnebeke.be
AGB Passchendaele Museum finance@passchendaele.be

Onkostennota’s

Niet-btw-plichtige leverancier (particulieren, bepaalde vrije beroepen, rechtspersonen zonder BTW-nummer)

Vermeld minimaal onderstaande gegevens op jouw onkostennota voor een correcte uitbetaling:

  • Naam
  • Adres
  • IBAN-rekeningnummer
  • Datum van opmaak onkostennota
  • Omschrijving en datum van dienst/levering
  • Leveringsadres of naam van de opdrachtgevende dienst
  • Bedrag

Bezorg de onkostennota rechtstreeks via email aan de opdrachtgevende dienst of contactpersoon. Zij zorgen voor de verdere afhandeling.

Bestelbonnen

Een overeenkomst met Gemeente Zonnebeke, OCMW Zonnebeke of AGB Passchendaele Museum komt pas tot stand na verzending van een bestelbon, brief van sluiting of overeenkomst na goedkeuring door de bevoegde dienst. Je wacht dus altijd eerst deze goedkeuring af voordat je goederen levert, diensten presteert of werken verricht.

Algemene facturatiegegevens van onze entiteiten

Bedrijfsnaam
BTW of KBO-nummer
Facturatieadres/maatschappelijke zetel
Gemeentebestuur Zonnebeke
BE 0207.432.124
Gemeente Zonnebeke – dienst Financiën
Langemarkstraat 8
8980 Zonnebeke
OCMW Zonnebeke
BE 0212.187.203
OCMW Zonnebeke – dienst Financiën
Langemarkstraat 10
8980 Zonnebeke
AGB Passchendaele Museum
BE 0568.699.815
AGB Passchendaele Museum – Finance
Berten Pilstraat 5A
8980 Zonnebeke

Vragen, herinneringen en aanmaningen

Verstuur vragen, betalingsherinneringen en aanmaningen naar onderstaande mailadressen:

Bedrijfsnaam Vragen, aanmaningen, info, rappels
Gemeentebestuur Zonnebeke financien@zonnebeke.be
OCMW Zonnebeke financien.ocmw@zonnebeke.be
AGB Passchendaele Museum finance@passchendaele.be

Bijkomende informatie

Financiën
Langemarkstraat 8
8980 Zonnebeke

Laatste update: 28 november 2023
zonnebeke-grafisch-element-zon
zonnebeke-grafisch-element-beek
zonnebeke-grafisch-element-zon