Algemene info
- Adres: Berten Pilstraat 5C, Kasteelpark Zonnebeke
- Zaalverantwoordelijke:
- Tine Nyssen, 051 68 03 92
- Abigail Dewitte, 0491 05 89 62
- villazonnedaele@zonnebeke.be
- elke werkdag bereikbaar van 09:00 tot 17:00 uur
- Zalen / Capaciteit:
- Elizabethzaal: 54 zitplaatsen
- zaal Emmanuel 1: 16 zitplaatsen
- zaal Emannuel 2: 20 zitplaatsen
- zaal Emmanuel 1 en 2 samen: 36 zitplaatsen
- spreekruimte Hervé
- Toegang: je hebt een badge nodig.
- Deze vraag je aan bij de evenementendienst, elke werkdag van 9 tot 12 uur: 051 48 00 61, evenementen@zonnebeke.be
- Je krijgt pas toegang tot de zaal vanaf 09:00 uur.
Infrastructuur
- Verwarming: centrale verwarming (vloerverwarming – ventilatie).
- In de keuken bij de Elizabethzaal is er een overwerktimer waarop je het gewenste aantal uren kunt instellen. Dit systeem heeft wel enige tijd nodig om te activeren.
- Wifi: Wifi4EU.
- Materiaal: het aanwezige materiaal vind je terug op het infobord in de zaal of klik hierboven op de zaalnaam. Controleer voor het gebruik van de zaal of de aantallen kloppen. Zo niet, geef dit door aan de zaalverantwoordelijke (met foto’s). Breek je iets, geef dit dan door aan de zaalverantwoordelijke. De gemeente rekent je de kostprijs aan.
- Badgelezer: je gaat de zalen binnen met een badge. Je hebt maar toegang tot de zaal op de uren die je hebt aangevraagd. Vroeger of later kun je niet binnen. Voor elke toegang tot de zaal is het noodzakelijk om je badge op te laden aan 1 van de 3 wandlezers. Pas erna kun je het gebouw binnen. Wanneer de badgelezer buiten gebruik is, kun je altijd opladen aan de badgelezer aan de ingang van het gemeentehuis.
- Gebruik wand tussen zalen Emmanuel 1 en 2: deze wand wordt uitsluitend door de zaalverantwoordelijke geplaatst. Zo garanderen we een veilige en correcte plaatsing. Stel je een defect vast, verwittig dan onmiddellijk de zaalverantwoordelijke.
Afspraken
- In Villa Zonnedaele en in het Kasteelpark geldt er een algemeen rook- en vapeverbod.
- Controleer de zalen voor het gebruik en meld eventuele onregelmatigheden onmiddellijk aan de zaalverantwoordelijke.
- Na gebruik laat je de zalen in hun oorspronkelijke staat terug achter, dit wil zeggen:
- alle tafel en stoelen zijn proper.
- alle tafels en stoelen staan op hun oorspronkelijke plaats.
- afval en resten neem je mee in eigen vuilniszakken.
- Gebruik geluidsinstallatie in de Elizabethzaal: de handleiding kun je opvragen bij de zaalverantwoordelijke.
- De zalen en technieken klaarzetten kan enkel tijdens de periode waarin je de zalen hebt gereserveerd.
- Het is niet toegestaan om materiaal van elke aard in de zalen op te bergen.
- Wens je drank of versnaperingen, dan koop je dit in Buurtsalon Noël. Bespreek dit bij de reservatie van de zalen. Voor de afrekening stem je rechtstreeks af met De Lovie vzw (uitbater van Buurtsalon Noël). Eigen drank of versnaperingen zijn niet toegelaten.
- Let er op dat de nooduitgangen altijd vrij blijven en de voorzieningen in verband met brandveiligheid (bijvoorbeeld het brandblusapparaat) altijd bereikbaar zijn. De toestellen worden ook enkel gebruikt waarvoor ze bestemd zijn. Brandeer, politie en het personeel van het lokaal dienstencentrum hebben altijd toegang.
- Gebruik de lift enkel als persoonslift.
- Kaarsen en open vlammen zijn verboden.
- EHBO: er is een EHBO-kist. Gebruik je materiaal, scan dan de QR-code en vul het register in. Het dichtsbijzijnde AED-toestel hangt aan het Passchendaele Museum.
- Sluit (buiten)deuren en vensters bij je vertrek.
- Doof de lichten bij je vertrek.
Varia
- SABAM: de gemeente betaalt dit jaarlijks voor deze zaal (dit geldt niet voor betalende optredens, fuiven en theatervoorstellingen).
- Billijke vergoeding: gratis.
Onregelmatigheden
Na elk gebruik controleert de zaalverantwoordelijke de zaal. Als er onregelmatigheden worden vastgesteld, dan neemt de zaalverantwoordleijke contact met je op. Bij herhaalde onregelmatigheden, kan je vereniging uitgesloten worden van verder gebruik van alle gemeente-infrastructuur. Meld dus zo snel mogelijk (en zeker binnen de 48 uur) eventuele schade en defecten aan de zalen of het materiaal. Meld dit aan het aanwezige personeel of via villazonnedaele@zonnebeke.be.
