Zaal huren

Enkel erkende Zonnebeekse verenigingen kunnen in Zonnebeke zalen en materiaal ontlenen. De dienstverlening staat niet open voor particulieren. Je kan dus geen privéfeesten organiseren in de OC’s.

Terugkerende activiteiten (wekelijks, maandelijks…)

• De voorzitter of secretaris van de vereniging moet de aanvraag per mail indienen bij de dienst evenementen.
• Vraag zowel de zaal als het materiaal tijdig aan – minstens 14 dagen op voorhand. Aanvragen minder dan 14 dagen op voorhand, worden automatisch geweigerd.
• Wees zo volledig mogelijk in je aanvraag: naam activiteit, tijdstip (van – tot uur), moeten er wanden geplaatst worden…

Eenmalige activiteiten (jaarlijkse)

• Vraag een zaal aan via Mijn Zonnebeke. Je hebt hiervoor een account nodig. Het is belangrijk dat je account actief is. Log daarom eens op voorhand in, zodat je geen problemen ondervindt op het moment dat je een zaal wil reserveren.
• Lees hier de handleiding.

Instructievideo’s en checklist

• Beschikbare dagen en zalen raadplegen
• Reservatie zalen
• Reservatie materiaal
• Zaal + materiaal reserveren
• Overzicht van je eigen reservaties
• Checklist

• Ga er nooit van uit dat je vereniging ‘verworven rechten’ heeft op een bepaalde datum.
• Van elke aanvraag krijg je een bevestiging. Respecteer het reglement en de afspraken. Alleen als iedereen zich aan de afspraken houdt, kan de gemeente een vlotte service garanderen.
• Opties op zalen worden max. voor 14 dagen gereserveerd. Indien er geen bevestiging volgt, worden deze automatisch geschrapt.
• Verwittig steeds de dienst evenementen wanneer je je reservatie wil annuleren. Als je reservatie van de aangevraagde zaal of het aangevraagde materiaal schriftelijk of per e-mail geannuleerd wordt, minder dan 14 kalenderdagen voor het gebruik, dan wordt een vergoeding aangerekend voor de reeds gedane administratieve en interne organisatiekosten.
  • € 50: voor annuleringen van aanvragen infrastructuur waarbij geen extra dienstverlening gevraagd werd.
  • € 75: voor annuleringen van aanvragen infrastructuur waarbij extra dienstverlening werd aangevraagd (logistiek).
• Om toegang te krijgen tot de zalen ontvang je een Saltobadge. Is dit niet meer nodig en gebruik je deze dus niet meer, lever ze dan terug in. Dan krijg je je waarborg van tien euro terug. Wanneer je geen actieve gebruiker meer bent, zal je badge sowieso niet meer werken.

Mag je roken in de OC’s? Hoe moet je alles achteraf opruimen? Wat gebeurt er als je niet netjes opruimt? Wat als er schade is aan het gebouw? Is er een EHBO-kistje aanwezig? Hoe krijg je toegang tot de zalen? Kan je de zaal op voorhand bezichtigen? Ben je verzekerd? Wat zijn de sancties?

Al deze info vind je in het gebruiksreglement. Raadpleeg het reglement en de beslissing van de gemeenteraad van 13 september 2021. (publicatiedatum: 21 september 2021)

Dienst evenementen

Berten Pilstraat 5
8980 Zonnebeke

051 48 00 61
evenementen@zonnebeke.be